Lập báo giá visa, dịch vụ và sinh đơn hàng khi khách đồng ý

Báo giá gửi rồi, rồi sao nữa?

Chào giá visa hay dịch vụ là việc hằng ngày của công ty du lịch. Thường thì nhân viên làm báo giá trong Word hay Excel, gửi email, rồi chờ. Báo giá nào khách đã đồng ý, báo giá nào hết hạn mà chưa ai gọi lại, chỉ người gửi biết.

Khi khách chốt, nhân viên lại gõ lại toàn bộ tên khách, sản phẩm, giá sang đơn hàng. Gõ lại là dễ lệch: báo giá một giá, đơn một giá, khách thắc mắc thì phải lục lại email.

Stway quản lý báo giá thế nào

Trên Stway, báo giá là một chứng từ có vòng đời rõ ràng: nháp, đã gửi, rồi chấp nhận hoặc từ chối. Báo giá đã gửi mà quá ngày hiệu lực thì chuyển hết hạn, và có thể gia hạn.

Báo giá có hai loại: báo giá visa và báo giá dịch vụ. Các dòng của báo giá giống hệt dòng của đơn visa hay đơn dịch vụ, có chiết khấu, mã khuyến mại, nhiều loại tiền. Nhờ vậy khi khách đồng ý, Stway sinh đơn hàng từ chính các dòng đó, không ai phải gõ lại.

Mọi thao tác, ai gửi, ai ghi khách chấp nhận, lúc nào, đều nằm trong lịch sử của báo giá.

Các bước chính

1. Lập báo giá từ cơ hội bán

Từ một cơ hội bán đã duyệt, bấm tạo báo giá. Stway mở báo giá cùng loại, chép sẵn khách hàng và các dòng dự kiến của cơ hội. Bạn cũng có thể lập báo giá độc lập, không qua cơ hội bán. Đặt ngày hiệu lực đến cho báo giá.

2. Gửi cho khách

Bấm gửi khách hàng. Stway điền sẵn email người liên hệ trên báo giá, không có thì lấy email của khách hàng; bạn sửa được. Bấm xem trước để soát nội dung, rồi gửi. Email đi theo mẫu báo giá của công ty, giống bản in. Báo giá chuyển sang đã gửi và ghi ngày gửi. Khách cần nhận lại thì bấm gửi lại.

Muốn gửi qua kênh khác, bấm in và lưu thành file PDF.

3. Ghi khách chấp nhận hay từ chối

Khách đồng ý thì bấm chấp nhận. Khách không đồng ý thì bấm từ chối và ghi lý do. Từ chối một báo giá không làm cơ hội bán bị thua; bạn vẫn có thể lập báo giá khác cho cùng cơ hội.

4. Xử lý báo giá hết hạn

Báo giá đã gửi mà quá ngày hiệu lực sẽ được Stway chuyển sang hết hạn, và người lập nhận thông báo. Báo giá quá hạn phải gia hạn rồi mới ghi chấp nhận được, nên công ty luôn chủ động quyết có giữ mức giá cũ hay không. Nếu vẫn giữ giá, bấm gia hạn và chọn ngày hiệu lực mới.

5. Sinh đơn hàng

Với báo giá đã chấp nhận, bấm sinh đơn hàng. Stway tạo đơn cùng loại, chép khách hàng, chi nhánh, phòng ban, nhân viên, điều khoản và toàn bộ dòng của báo giá, cùng tỷ giá, chiết khấu, mã khuyến mại và tiền thu trước. Đơn mang ngày hôm nay và mở ra ngay để bạn kiểm tra.

6. Cơ hội bán tự chốt thắng

Nếu báo giá lập từ một cơ hội bán, cơ hội đó tự chốt thắng và gắn với đơn vừa sinh. Mỗi báo giá sinh được một đơn, mỗi cơ hội bán cũng chỉ một đơn, nên không có chuyện một thương vụ sinh hai đơn trùng.