Hướng dẫn nghiệp vụ · Du lịch, lữ hành
Theo dõi công nợ khách và nhà cung cấp theo từng đơn
Khách đặt cọc một phần, nhà cung cấp đòi tiền theo từng dịch vụ. Gắn mọi khoản thu chi vào đơn để biết ai còn nợ ai, ngay trên đơn đó.
Vì sao công nợ du lịch hay lệch
Một đơn tour có một khách hàng nhưng nhiều nhà cung cấp: khách sạn, nhà xe, hãng bay, đơn vị làm visa. Khách thường đặt cọc một phần, trả nốt trước ngày đi. Nhà cung cấp mỗi bên một hạn thanh toán, có bên đòi bằng ngoại tệ.
Khi tiền thu ghi ở sổ quỹ, tiền chi ghi ở file của kế toán, còn đơn nằm ở file của sales, ba nơi rất dễ lệch nhau. Muốn biết khách đoàn tuần sau còn nợ bao nhiêu, hay nhà xe đã được trả chưa, người hỏi phải chờ kế toán dò lại. Có khoản quên chi, có khoản chi hai lần.
Stway gắn công nợ vào đơn thế nào
Trên Stway, mọi khoản tiền của một đơn nằm cùng đơn đó. Phía khách: tiền thu trước lúc lập đơn và các phiếu thu sau đó. Phía nhà cung cấp: tiền vốn của từng dòng dịch vụ, vé, visa, cùng các phiếu chi và đề nghị thanh toán.
Phần chân mỗi đơn luôn có bảng tổng: phải thu, đã thu qua phiếu thu, thu trước và còn lại. Thẻ Công nợ nhà cung cấp của đơn liệt kê từng nhà cung cấp với tiền vốn, đã chi và còn nợ. Hai con số “khách còn nợ” và “mình còn nợ” vì vậy luôn đọc được ngay trên đơn, không cần đối chiếu sang file khác.
Đơn chỉ vào sổ công nợ khi đã chốt. Khi đó Stway ghi công nợ phải thu của khách và công nợ phải trả từng nhà cung cấp trên đơn, để các báo cáo công nợ và báo cáo tới hạn đọc cùng một nguồn số liệu.
Các bước chính
1. Ghi tiền khách trả ngay khi lập đơn
Khách đặt cọc hay trả luôn thì ghi vào phần thu trước ở chân đơn, theo đúng tài khoản quỹ nhận tiền: tiền mặt, tài khoản ngân hàng. Khách trả bằng ngoại tệ thì chọn loại tiền, Stway quy đổi theo tỷ giá chốt trên đơn.
2. Chốt đơn để vào công nợ
Khi đơn đã chắc chắn, chuyển sang trạng thái đã chốt rồi lưu. Từ lúc này, phần khách còn phải trả và phần mình phải trả từng nhà cung cấp được ghi vào sổ công nợ.
3. Lập phiếu thu cho các lần khách trả sau
Những lần khách chuyển tiền tiếp theo, lập phiếu thu gắn với đơn. Các phiếu thu hiện ở thẻ Phiếu thu của đơn, ô còn lại ở chân đơn giảm theo.
4. Trả nhà cung cấp theo từng đơn
Điều hành lập đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp ngay từ đơn; đề nghị nằm ở thẻ Yêu cầu thanh toán. Kế toán lập phiếu chi nhà cung cấp gắn với đơn. Phiếu chi đã duyệt được cộng vào cột đã chi của nhà cung cấp đó, và Stway chặn chi vượt số đang còn nợ trên đơn.
5. Xem khoản nào sắp tới hạn trả
Hai báo cáo tới hạn liệt kê các dòng visa và dịch vụ sắp đến, hoặc đã qua, hạn phải trả nhà cung cấp, kèm tiền vốn, đã chi và còn nợ trên từng đơn. Kế toán và điều hành dựa vào đó lên lịch chi tiền, không để trễ hạn.
6. Xem tổng công nợ của công ty
Báo cáo công nợ phải thu và phải trả gom số của mọi đơn theo từng khách, từng nhà cung cấp. Giám đốc xem được tổng mà không phải chờ ai tổng hợp. Trên bảng tin Điều hành du lịch cũng có ô còn phải thu, để điều hành biết đơn nào cần nhắc khách thanh toán.
Câu hỏi hay gặp
Đơn vừa lập đã tính vào công nợ chưa?
Chưa. Đơn chỉ ghi công nợ khi ở trạng thái đã chốt, tức trạng thái công ty đặt là có tính công nợ. Đơn nháp, giữ chỗ hay đã huỷ không ghi. Đơn đã chốt mà chuyển ngược về huỷ thì phần công nợ của đơn được gỡ ra.
Khách vãng lai, không có hồ sơ khách hàng thì sao?
Đơn vẫn lưu được, nhưng phải thu đủ tiền ngay ở phần thu trước. Không chọn khách thì không có sổ công nợ để theo dõi phần còn nợ, nên Stway không để một đơn vãng lai treo nợ.
Stway có lập biên bản đối chiếu công nợ không?
Stway không có màn lập biên bản đối chiếu riêng. Số liệu để đối chiếu nằm sẵn trên từng đơn và trong báo cáo công nợ phải thu, phải trả, nên khi cần đối chiếu với khách hay nhà cung cấp, kế toán không phải gom lại từ nhiều file.
Bài này nói cách làm ở mức nghiệp vụ. Phần cài đặt cho đúng quy trình riêng của công ty bạn, tư vấn viên Stway làm cùng bạn khi triển khai.