Nhắc khách gia hạn visa, dịch vụ và chuẩn bị ngày bay

Đến hạn mà không ai nhớ

Công ty làm visa và dịch vụ có một kho khách rất quý: những người đã mua và sẽ cần mua lại. Visa có ngày hết hạn, dịch vụ theo kỳ có ngày kết thúc, vé máy bay có ngày bay. Nhắc đúng lúc thì khách gia hạn với bạn. Quên thì khách tự tìm chỗ khác.

Phần lớn công ty theo dõi các mốc này bằng file Excel hoặc trí nhớ của người bán. Người bán nghỉ phép, file không ai mở, mốc trôi qua. Khách sắp bay mà không ai gọi nhắc giấy tờ, đến lúc có sự cố thì công ty phải chạy theo.

Stway nhắc bằng ba cách cùng lúc

Mỗi dòng visa có ngày hết hạn, mỗi dòng dịch vụ có kỳ từ ngày tới ngày, mỗi vé có ngày bay. Từ những ngày đó, Stway nhắc theo ba đường:

• Báo cáo đến hạn cho quản lý và nhân viên xem cả danh sách: khách sắp hết hạn visa, sắp hết hạn dịch vụ, sắp tới ngày bay.
• Việc nhắc tự tạo trong danh sách công việc, giao cho nhân viên bán của đơn, có hạn xử lý và thông báo.
• Email tự gửi khách khi sắp tới ngày bay, ngày khởi hành tour, khi visa hay dịch vụ sắp hết hạn, và khi đơn đổi trạng thái. Công ty bật hoặc tắt từng loại.

Chỉ đơn đã chốt mới được nhắc, nên khách đang hỏi giá hay đơn đã huỷ không bị làm phiền.

Các bước chính

1. Nhập đủ ngày trên từng dòng

Khi lập đơn visa, nhập ngày hiệu lực và ngày hết hạn của visa; Stway tự đặt mốc bắt đầu nhắc trước ngày hết hạn, bạn sửa được trên từng dòng. Với đơn dịch vụ, chọn khách trước rồi chọn dịch vụ: Stway tự tính kỳ, nối tiếp ngay sau kỳ cũ nếu khách đã từng mua. Tích cảnh báo cho dòng muốn được nhắc. Với đơn vé, ngày bay đã có sẵn khi bạn dán chữ đặt chỗ.

2. Mở báo cáo đến hạn mỗi sáng

Ba báo cáo khách hàng hết hạn visa, khách hàng hết hạn dịch vụ và khách hàng tới ngày bay lọc được theo số ngày sắp tới, ví dụ 7 hay 30 ngày, và theo khách hàng. Hạn gần nhất nằm trên cùng. Bấm vào dòng là mở đơn ngay tại chỗ để xem chi tiết hoặc lập đơn gia hạn.

3. Xem nhanh trên bảng tin Điều hành du lịch

Bảng tin có các ô đếm sẵn: khách bay trong vài ngày tới, dịch vụ và visa sắp hết hạn, đoàn sắp khởi hành. Bấm vào ô visa sắp hết hạn là mở đúng báo cáo, đã lọc sẵn số ngày.

4. Làm các việc nhắc được giao

Nếu công ty bật, mỗi ngày Stway tạo việc nhắc cho từng mốc: hết hạn visa, hết hạn dịch vụ, sắp bay, sắp khởi hành. Việc được giao cho nhân viên bán của đơn, ghi rõ khách và mã đơn. Khách đã có việc cùng loại đang mở thì Stway không tạo trùng. Việc quá hạn tô đỏ trong danh sách công việc của người đó.

5. Để email tự đi

Bật các loại email tự gửi mà công ty muốn dùng. Với email báo đổi trạng thái đơn, mỗi trạng thái có mẫu riêng, ví dụ đã nộp hồ sơ, hoàn thành, đã xuất vé. Email gửi xong được ghi vào lịch sử chăm sóc của khách, nên ai mở hồ sơ khách cũng biết khách đã được báo gì.

6. Ghi lại kết quả

Gọi xong, đánh dấu hoàn thành việc nhắc và ghi kết quả vào lịch sử chăm sóc. Khách đồng ý gia hạn thì lập đơn mới; với dịch vụ, kỳ mới nối liền kỳ cũ.