Cách tính lãi lỗ từng đoàn tour ngay trên đơn

Vì sao lãi từng đoàn hay biết muộn

Một tour có rất nhiều khoản chi: khách sạn, xe, ăn, vé tham quan, vé máy bay, visa. Mỗi khoản một nhà cung cấp, một hạn thanh toán, có khi một loại tiền riêng. Ở nhiều công ty, giá bán nằm trong báo giá gửi khách, còn chi phí rải trong file Excel của điều hành và sổ của kế toán.

Vì vậy lãi của đoàn chỉ ra khi kế toán gom đủ hoá đơn, thường là lúc đoàn đã về. Đoàn bán dưới vốn thì biết khi đã muộn. Cùng một chương trình mà có đoàn người lớn, đoàn trẻ em giá khác nhau, dịch vụ khác nhau thì việc tách lãi từng nhóm càng mất công.

Stway tính lãi từng đoàn thế nào

Trên Stway, đơn tour tách rõ phần bán và phần chi. Phần bán là các đoàn khách: mỗi đoàn có số khách và giá bán mỗi người. Phần chi là các dòng chi phí, chia ba nhóm: dịch vụ, vé máy bay, visa. Mỗi dòng chi phí có nhà cung cấp, giá vốn và thuộc về một đoàn.

Nhờ biết dòng chi phí nào của đoàn nào, Stway cộng được vốn từng đoàn rồi trừ ra lãi. Với mỗi đoàn, bạn thấy thành tiền, tổng vốn, vốn mỗi khách, lãi và lãi mỗi khách. Dưới cùng là bảng tổng của cả đơn: doanh thu sau chiết khấu, giá vốn và lãi. Chiết khấu hay mã khuyến mại áp cho cả đơn cũng được trừ vào lãi của các đoàn.

Số liệu tính lại ngay khi bạn thêm, sửa hay chuyển một dòng chi phí sang đoàn khác. Bạn có con số lãi từ lúc lập đơn, trước cả khi gửi giá cho khách.

Các bước chính

1. Chọn chương trình tour và khai các đoàn

Lập đơn tour mới, chọn chương trình tour; loại tour và tiêu chuẩn tour đi theo chương trình. Đơn mới có sẵn một đoàn. Bạn đổi tên hoặc thêm đoàn, ví dụ “Người lớn” và “Trẻ em”, rồi nhập số khách của từng đoàn. Đoàn bán bằng ngoại tệ thì chọn loại tiền, Stway quy đổi theo tỷ giá chốt trên đơn.

2. Nhập chi phí và gắn vào đúng đoàn

Thêm các dòng chi phí: dịch vụ (khách sạn, xe, ăn, vé tham quan), vé máy bay, visa. Mỗi dòng chọn nhà cung cấp, nhập giá vốn và chọn đoàn. Muốn nhanh, bạn chép các dịch vụ mẫu của chương trình tour hoặc chép từ một đơn tour cũ, cách làm ở bài Lập đơn tour và điều hành đoàn.

3. Đặt giá bán theo cách tiện nhất

Với mỗi đoàn, bạn chọn một trong ba cách:

• nhập giá bán mỗi khách;
• nhập thành tiền cả đoàn, Stway chia ra giá mỗi khách;
• nhập lãi mong muốn cho mỗi khách, Stway tính ngược ra giá bán.

Cách thứ ba hợp với công ty chào giá theo mức lãi. Nhập đủ chi phí trước, rồi gõ lãi mỗi khách. Sau đó nếu thêm hay bớt chi phí, giá bán tự tính lại để giữ đúng mức lãi đã gõ, cho tới khi bạn gõ thẳng giá bán.

4. Nhìn đoàn lỗ trước khi chốt

Đoàn có lãi âm vẫn lưu được. Con số âm nằm ngay trên dòng đoàn để bạn quyết: tăng giá, đổi nhà cung cấp, hay chấp nhận lỗ để giữ khách. Đơn chưa có dòng chi phí nào cũng lưu được, nên bạn có thể lập đơn sớm để chào giá rồi bổ sung chi phí dần.

5. In bảng dự toán cho nội bộ

Từ đơn đã lưu, in báo cáo dự toán chi phí: chi phí dịch vụ theo từng ngày, các chi phí khác, tổng chi phí, tổng bán, giảm giá, lợi nhuận và tỷ lệ lãi, các khoản đã đặt cọc và phần còn phải thanh toán. Đây là giấy nội bộ cho giám đốc, kế toán, điều hành. Bản gửi khách là phiếu đặt tour: chỉ có giá bán và số phải thanh toán, không có giá vốn hay nhà cung cấp.

6. Xem lãi theo chương trình, tiêu chuẩn và loại tour

Khi đơn sang trạng thái đã chốt, lãi của đơn vào các màn thống kê. Bạn xem trong một kỳ, mỗi chương trình tour, mỗi tiêu chuẩn tour, mỗi loại tour bán được bao nhiêu đơn, doanh thu, giá vốn và lãi bao nhiêu. Chương trình nào lãi mỏng, chương trình nào đáng đẩy bán, bạn thấy ngay trên một màn.