Lập đơn tour và điều hành đoàn trên một màn hình

Điều hành tour mà thông tin nằm ở năm nơi

Một đoàn tour cần nhiều loại giấy tờ: phiếu xác nhận cho khách, lệnh điều động hướng dẫn viên, danh sách đoàn để xếp phòng và đón khách, bảng chi phí giao hướng dẫn viên tạm ứng. Ở nhiều công ty, mỗi giấy là một file Word hay Excel riêng, gõ lại tên khách, ngày đi, tên hướng dẫn viên mỗi lần.

Sửa một chỗ, quên sửa chỗ kia. Đoàn sắp đi mà chưa phân hướng dẫn viên thì chỉ phát hiện khi có người hỏi. Muốn biết tuần tới có bao nhiêu đoàn khởi hành, điều hành phải lật lại từng file.

Stway gom việc điều hành vào đơn tour

Trên Stway, đơn tour là nơi chứa mọi thông tin của chuyến đi: chương trình tour, các đoàn và giá bán, chi phí dịch vụ, vé, visa, ngày đi, ngày về, chuyến bay, hướng dẫn viên, ghi chú điều hành và danh sách khách. Mọi mẫu in đều lấy từ đó, nên bạn chỉ nhập một lần.

Ngày đi của các đơn tour đổ về bảng tin Điều hành du lịch. Ở đó điều hành thấy lịch khởi hành sắp tới, đoàn nào chưa có hướng dẫn viên, đơn nào còn phải thu, mà không phải mở từng đơn.

Các bước chính

1. Chọn chương trình và chép dịch vụ mẫu

Lập đơn tour, chọn chương trình tour. Nếu chương trình có sẵn dịch vụ mẫu (khách sạn, xe, ăn, vé tham quan theo từng ngày), Stway hỏi có chép vào đơn không. Đồng ý là có ngay bộ dịch vụ với nhà cung cấp và giá vốn theo bảng giá nhà cung cấp.

Đoàn giống một đoàn đã chạy trước đây thì chép dịch vụ từ đơn tour cũ: tìm đơn theo mã, tên hay số điện thoại khách, bấm chép. Sau đó bạn chỉ sửa những gì khác.

2. Khai đoàn, chi phí và giá bán

Khai các đoàn khách, số khách, giá bán, rồi bổ sung chi phí vé máy bay, visa nếu có. Lãi của từng đoàn hiện ngay trên đơn, cách đọc ở bài Cách tính lãi lỗ từng đoàn tour.

3. Ghi thông tin chuyến đi và hướng dẫn viên

Phần thông tin tour gồm ngày đi, ngày về, lượt đi và lượt về (chuyến bay hay phương tiện), cùng hồ sơ hướng dẫn viên: họ tên, điện thoại, email, số thẻ và ngày hết hạn thẻ. Ô ghi chú điều hành dành cho những dặn dò riêng của đoàn.

4. Nhập danh sách đoàn

Danh sách khách có họ tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, điện thoại, căn cước hoặc hộ chiếu, nhóm phòng, điểm đón; tích một người làm trưởng đoàn. Dán thẳng nhiều dòng từ Excel mà khách gửi.

5. In giấy tờ của đoàn

Từ đơn đã lưu, chọn một trong năm mẫu in:

• Phiếu đặt tour gửi khách;
• Điều động hướng dẫn viên, ghi rõ thời gian đi công tác và người điều hành xác nhận;
• Danh sách đoàn có nhóm phòng, điểm đón, giấy tờ từng khách;
• Dự trù kinh phí giao hướng dẫn viên, gồm các khoản chi được đánh dấu giao hướng dẫn viên, số đã chi và còn lại;
• Báo cáo dự toán chi phí và lợi nhuận của tour, dùng nội bộ.

6. Theo dõi trên bảng tin Điều hành du lịch

Bảng tin gom các việc cần xử lý trong vài ngày tới: đoàn sắp khởi hành, khách sắp bay, dịch vụ và visa sắp hết hạn, đơn đang chờ xử lý. Lịch khởi hành liệt kê từng đoàn với chương trình, số khách, hướng dẫn viên và số còn phải thu. Đoàn chưa có hướng dẫn viên được đánh dấu đỏ.

Sát ngày khởi hành, Stway có thể tự gửi email nhắc khách nếu công ty bật loại email này. Việc nhắc khách và giao việc cho nhân viên nói kỹ ở bài Nhắc khách gia hạn visa, dịch vụ và ngày bay.