Đặt chỉ tiêu lãi cho từng phòng và theo dõi kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch đặt ra rồi để đó

Đầu năm, giám đốc thường đặt một con số cho cả công ty và chia cho các phòng. Trong năm, muốn biết phòng nào đang đạt, phòng nào hụt, kế toán phải lọc đơn theo phòng, theo tháng, rồi ghép với bảng kế hoạch trong một file khác.

Số về chậm thì điều chỉnh cũng chậm. Đến khi thấy một phòng hụt ba tháng liền thì đã qua một quý. Chi phí của công ty lại nằm ở sổ kế toán, nên câu hỏi “lãi bán hàng có đủ trả chi phí không” càng khó trả lời nhanh.

Stway nối kế hoạch với số bán thật

Trên Stway, kế hoạch và số thực đạt nằm trên cùng một bảng. Bạn đặt chỉ tiêu lãi cho từng phòng kinh doanh theo từng tháng. Số thực đạt lấy thẳng từ các đơn đã chốt của phòng đó, không ai phải tổng hợp tay.

Bảng dự toán cho thấy cả năm trên một màn: tổng dự toán, tổng thực đạt và phần trăm so với kế hoạch, phần còn lại phải làm. Các nhóm chi tiêu như lương, marketing, văn phòng được cộng vào để ra lợi nhuận còn lại và lợi nhuận trung bình mỗi tháng.

Chỉ tiêu của phòng còn chia được xuống từng nhân viên, để mỗi người biết phần của mình. Lãi thực đạt cũng là căn cứ chia thưởng doanh số theo chính sách của công ty.

Các bước chính

1. Đặt chỉ tiêu lãi cho từng phòng

Mở bảng dự toán kế hoạch, chọn năm, nhập chỉ tiêu lãi từng tháng cho từng phòng kinh doanh. Chỉ tiêu của cả công ty trong tháng là tổng các phòng, Stway tự cộng.

2. Gom chi phí thành nhóm chi tiêu

Kế toán gom các khoản chi phí thành vài nhóm chi tiêu dễ đọc, ví dụ lương, marketing, văn phòng. Bảng dự toán hiện chi phí theo từng nhóm, cùng lợi nhuận sau khi trừ chi phí.

3. Chia chỉ tiêu xuống nhân viên

Ở màn phân bổ theo phòng ban, trưởng phòng chia chỉ tiêu của phòng cho từng nhân viên theo tháng. Stway cho biết tổng phần đã chia đã khớp với chỉ tiêu của phòng chưa, và mỗi người đã đạt bao nhiêu, còn thiếu bao nhiêu.

4. Đọc bảng 12 tháng

Mỗi tháng một dòng. Với mỗi phòng có chỉ tiêu, thực đạt và phần trội: huy hiệu xanh khi đạt hay vượt, đỏ khi hụt. Cột cùng kỳ năm trước giúp so sánh nhanh. Cột ngoài phòng theo dõi gom số của những đơn không thuộc phòng nào trên bảng. Bấm vào một số thực đạt là mở danh sách đơn đã tạo nên số đó.

5. Xem từng nhân viên

Báo cáo tổng hợp theo nhân viên đặt mỗi người trên một dòng, theo tháng hoặc cả năm: số khách hàng mới, nhà cung cấp mới, số đơn, doanh thu, lãi và phần trăm chỉ tiêu. Bấm tên một người để xem số theo từng ngày, từng tháng và những khách lớn nhất của họ.

6. Theo dõi hằng ngày trên bảng tin

Giữa tháng, giám đốc mở bảng tin Kết quả kinh doanh để xem nhanh doanh số tháng, hôm nay, theo ngày và theo nguồn. Các màn thống kê doanh số theo phòng ban, nhân viên, nhóm kinh doanh, loại đơn cho phép đào sâu khi cần.